Demande de participation au salon 2023 – Salon Etonnants Voyageurs

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Votre demande de location

Ces demandes de participation sont étudiées pas l’Association Étonnants Voyageurs qui n’est pas tenue de motiver sa décision.
L’acceptation de la participation est constatée par la réponse de l’organisateur à l’exposant et par l’envoi d’un dossier d’inscription par mail par la société Duplex and Co.

Pour valider son inscription, l’exposant s’engage à retourner à la société Duplex and Co le dossier d’inscription rempli et signé, avant le 7 avril 2023, accompagné de deux chèques à l’ordre de l’Association Étonnants Voyageurs :

L’un de 50 % du montant correspondant à la location du stand, encaissé à réception.
L’autre des 50% restants encaissé au 5 mai 2023.

Possibilité de paiement par virement aux mêmes échéances.

En cas de non respect de ces échéances, les m2 réservés seront attribués aux exposants sur liste d’attente.

Les modules font 9m2 (3m x 3m) mais les petits éditeurs peuvent prendre un nombre de m2 inférieur seulement après acceptation conjointe d’Étonnants Voyageurs, de Duplex and Co et du libraire le cas échéant.
Prix du m2 : 138€ H.T. / m2
Prix de l’angle : 170€ H.T. / angle
Aucun angle n’est possible pour une surface inférieure à 9m2.
Les angles sont attribués en fonction des disponibilités et du plan du salon du livre. Les angles payés mais non attribués seront remboursés à l’issue du festival.

Nombre de M² souhaités *

Nombre d'angles

Si vous êtes représentés par une librairie :

Nom de la librairie

Nom du libraire

Règlement du salon :

Article 1 – DISPOSITION GÉNÉRALES

Le festival aura lieu du 25 au 29 mai 2023. Les journées du 25 et 26 mai seront consacrées aux scolaires et aux professionnels. Le Salon du Livre sera ouvert à tout public dès le vendredi 26 mai.
Les inscriptions des exposants sont reçues pour le compte de l’Association Étonnants Voyageurs à l’adresse suivante :

Duplex and Co
2 ter ruelle des Vignes
35160 Talensac

L’Association Étonnants Voyageurs détient seule le pouvoir de choisir les exposants admis à exposer au Salon.
Plus encore, elle a pour mission de vérifier que les orientations éditoriales des exposants correspondent bien à l’éthique du festival.

Article 2 – DEMANDES DE PARTICIPATION ET CONTRÔLE DES ADMISSIONS

Les demandes de participation se font uniquement via le formulaire de pré-inscription en ligne sur le site Internet du festival.
Ces demandes de participation sont étudiées par l’Association Étonnants Voyageurs qui prend seule les décisions pour l’admission, l’attribution ou le refus d’inscription.
L’Association Étonnants Voyageurs n’est pas tenue de motiver les décisions qu’elle prend quant aux demandes de participation.
L’organisateur peut exclure les produits et/ou services ne lui paraissant pas correspondre à l’objet du festival Étonnants Voyageurs. Ainsi, les publications à caractère raciste et/ou révisionniste, contraires à une éducation républicaine et ouverte sur le monde, ne pourront être exposées au festival Étonnants Voyageurs.
L’acceptation de la participation est constatée par la réponse de l’organisateur à l’exposant et l’envoi d’un dossier d’inscription.

Article 3 – INSCRIPTIONS

Pour valider son inscription, l’exposant s’engage à retourner à Duplex and Co, avant le 7 avril 2023, le dossier d’inscription rempli et signé, accompagné de deux chèques de 50% du montant correspondant à la location du stand, l’un encaissé à réception, l’autre encaissé au 5 mai 2023 (chèques à l'ordre de l'Association Étonnants Voyageurs).
Possibilité de paiement par virement aux mêmes échéances.
En cas de non respect de ces échéances, les m2 réservés sont attribués aux exposants sur liste d’attente.

Article 4 – DÉSISTEMENT

Tout désistement doit être formulé 30 jours avant la date d’installation notifiée dans l’article 6 de ce règlement (cachet de la poste faisant foi), auquel cas l’exposant est redevable de la totalité du montant de la location. En cas de litige, seuls les tribunaux de Rennes sont compétents.

Article 5 – ATTRIBUTION DES STANDS

Les emplacements sont désignés par l’organisateur du festival dans l’intérêt de la présentation générale comme dans celui des exposants.
La participation à des manifestations antérieures ne confère à l’exposant aucune priorité dans l’attribution des emplacements, ni aucun droit sur un emplacement déterminé.
Les stands sont attribués dans la limite des places disponibles.

Article 6 – OCCUPATION ET TENUE DES STANDS

Les stands sont livrés avec des cloisons en mélaminé blanc de 2,40 m de hauteur, un rail de 3 spots (par module de 9 m2), une alimentation électrique et une enseigne nominative. Une table nappée et 2 chaises (par module de 9 m2) sont installées sur le stand.
En aucun cas les punaises, agrafes, double-face ne doivent être utilisés. Sont tolérés cimaises et scotch. Toutes détériorations par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel fourni par l’organisation et ses prestataires, soit au bâtiment, seront évaluées et mises à la charge de l’exposant.

Chaque exposant s’engage à respecter les heures de livraison et d’aménagement. 
- Livraison : mardi 23 mai de 8h30 à 12h et de 14h à 18h.
- Installation des exposants : 
    • Mardi 23 mai et mercredi 24 mai : de 8h30 à 19h
    • Jeudi 25 mai : de 8h30 à 20h
L’association Étonnants Voyageurs se réserve le droit de refuser tout retardataire.
Tous les stands devront être complètement aménagés et terminés le jeudi 25 mai à 20h au plus tard.
Les stands retenus qui ne sont pas occupés 1 heure avant l’ouverture du salon du livre au public, reviennent de droit à l’organisation qui peut en disposer à sa convenance.
Le matériel d’emballage devra être enlevé́ dans les mêmes délais et entreposé hors de l’enceinte de l’espace Quai St Malo dans les bennes prévues à cet effet (tri des déchets). Les exposants devront occuper les espaces nommément délimités. Il est formellement interdit de déplacer les tables attribuées et de modifier le plan de salle défini par l’Organisation. 
Tous les exposants, sans distinction, devront être présents à̀ leur stand pendant les heures d’ouverture au public.
Accès au stand pendant le festival : le Quai St Malo sera ouvert 1h avant l’ouverture officielle.
Le vendredi 26 mai ouverture du Salon du Livre pour les lycéens, les professionnels et le public (entrée gratuite) de 9h30 à 19h.
Samedi 27 mai, dimanche 28 mai ouverture de la totalité du Salon du Livre au public de 9h30 à 20h et lundi 29 mai de 9h30 à 19h (entrée gratuite à partir de 18h du 27 au 29 mai).
Chaque stand devra être fermé chaque soir de festival à 20h, heure officielle de fermeture du festival sauf le lundi 29 mai fermeture à 19h.

Il est interdit de procéder au démontage d’un stand et de quitter le stand avant l’heure de clôture au public du dernier jour de la manifestation : lundi 29 mai à 19h. 
- Démontage des stands et enlèvement des palettes et colis : lundi 29 mai de 19h à 22h et mardi 30 mai de 8h à 12h.

Chaque exposant s’engage à avoir libéré́ son stand en totalité́ pour le mardi 30 mai à 12h. Les exposants ayant des palettes à faire enlever devront nous en informer et prévoir l’enlèvement de la marchandise au plus tard le mardi 30 mai à 12h. Passé ce délai le Quai St Malo sera fermé et des frais de stockage et de manutention pourront vous être facturés.

Les exposants sont responsables de leur stand et des files d’attentes liées à̀ ce dernier. Les exposants s’engagent à̀ mettre en place un système de leur choix, permettant la réduction au minimum des files d’attentes liées à la dédicace. Les files d’attente s’étirant devant d’autres stands ou empêchant la circulation fluide des visiteurs ne seront pas tolérées.

Article 7 – CESSION

Les emplacements réservés doivent être tenus par les seuls demandeurs du dossier d’inscription.
La cession gratuite ou payante à un tiers non inscrit auprès de l’Association Étonnants Voyageurs est formellement interdite et est passive de poursuite et d’exclusion.

Article 8 – MESURES SANITAIRES

Les exposants s’engagent à̀ respecter les mesures sanitaires imposées au moment de l’évènement, et à contrôler la mise en œuvre de celles-ci au sein de leur équipe.

Selon le contexte sanitaire au moment de l’évènement, les équipes professionnelles et bénévoles pourront être soumises au contrôle du Passe Vaccinal. Dans le cas d’une impossibilité́ de présenter un passe vaccinal valide, la personne concernée ne pourra pas accéder au festival, donc à son stand. Aucun remboursement ni dédommagement n’est prévu dans le cas où l’exposant ne pourrait ouvrir son stand pour la raison évoquée ci-dessus. 
L’organisateur se réserve le droit de mettre en place les protocoles sanitaires qui lui paraitront appropriés au contexte sanitaire au moment de l’évènement, et s’engage à en informer le plus tôt possible l’ensemble des exposants.

Article 9 – MESURES DE SÉCURITÉ

Par mesure de sécurité, aucune marchandise ne peut être exposée ou entreposée dans les allées.
Pendant la période précédant l’ouverture du festival, et pendant celle suivant la clôture, les exposants et leurs transporteurs se doivent d’éviter d’encombrer inutilement les allées et de gêner ou empêcher l’accès des portes de l’espace.
Les exposants doivent veiller à faire une installation personnelle de leur stand (branchements électriques, etc.) conforme aux règles de sécurité.
Les exposants sont tenus de connaître et de respecter strictement les prescriptions se rapportant à la règlementation concernant les installations électriques et à l’emploi de matériaux ignifugés pour l’aménagement des stands, un certificat pouvant être demandé aux exposants par la Commission de Sécurité́.

Il est formellement interdit :

- de faire figurer dans les stands tous objets ou matières dangereuses ou toxiques ou contrevenant aux ordonnances de police, dont la fabrication, la mise en vente ou l’exposition sont prohibées.
- d’employer tout appareil raccordé à une bouteille gaz.
- de se brancher directement sans autorisation sur les lignes ou conduites d’électricité́, d’eau ou de téléphone.
- de masquer ou de rendre l’accès difficile aux extincteurs et aux postes incendies.
- de dégrader, détériorer les murs ou le matériel appartenant au festival.

Aucune installation réalisée par l’exposant lui-même n’est autorisée sans l’accord du Chargé de Sécurité́. L’association Étonnants Voyageurs se réserve le droit de faire enlever toute marchandise dangereuse, insalubre ou dégageant des odeurs désagréables, nuisible ou gênante ainsi que toute installation susceptible de nuire à l’aspect général ou à la sécurité.
De même, les agents de sécurité ont tout pouvoir pour faire appliquer le présent règlement.

Article 10 – RESPONSABILITÉ

L’Association Étonnants Voyageurs ne peut en aucun cas être tenue pour responsable, et pour quelque cause que ce soit, des vols, détériorations ou destructions survenus au cours de la manifestation.
Pendant les heures d’ouverture au public, les stands sont sous la responsabilité des exposants.
Pendant le déroulement du festival, le séjour des exposants sur les lieux est interdit en dehors des heures d’ouverture au public, afin de faciliter le gardiennage assuré.

Article 11 – PLAN DU SALON, LISTE DES EXPOSANTS, ANNONCE DES SIGNATURES

Les exposants dont l’inscription a été validée dans les délais prévus par l’Article 3, figurent dans la liste des exposants et sur le plan du salon du livre du programme édité à l’occasion du festival, ainsi que dans la rubrique « Exposants » du site Internet du festival.
Seuls ces exposants peuvent accéder à leur espace privé en ligne pour y déposer leurs demandes de badges, effectuer des réservations dans le Train du livre et annoncer les signatures des auteurs présents sur leur stand.

Article 12 – RESTAURATION

Sous réserve des mesures sanitaires imposées au moment de l’événement, un restaurant et un bar seront à la disposition des exposants.
Par respect pour le public, il est interdit de faire de la cuisine ou de prendre ses repas sur les stands.

Article 13 – NETTOYAGE

Les exposants veillent à la propreté et à la bonne tenue de leur stand.
Un service de nettoyage est prévu pour les allées et l’entretien général.

Article 14 – ASSURANCE

Chaque exposant s’engage à être assuré au titre de sa responsabilité civile professionnelle.

Article 15 – ANNULATION DE LA MANIFESTATION

En cas d’annulation de l’événement après le 24 avril 2023 pour des raisons sanitaires, gouvernementales ou préfectorales, l’organisation se réserve le droit de garder 15% de frais sur la somme totale due pour la location du stand.
En cas d’annulation du salon pour ces mêmes raisons avant cette date, les exposant se verront rembourser l’intégralité́ des sommes versées à l’organisateur ou elles feront l’objet d’un avoir valable pour la prochaine édition, sans intérêts et sans que les exposants, et ce de façon expresse, puissent exercer un recours à quelque titre que ce soit contre l’Association Étonnants Voyageurs.

Si la manifestation n’avait pas lieu pour cas de force majeure ou de cause indépendante de l’organisateur, y compris les conséquences d’intempéries, d’incendie, d’explosion, de fuite d’eau dans l’Espace Quai St Malo, de quelque origine que ce soit, les sommes versées seraient acquises de plein droit à l’organisation.

Article 16 : APPLICATION DU RÈGLEMENT

Du fait de la signature de la demande de participation, l’exposant s’engage à respecter dans sa totalité le règlement général du salon ainsi que les décisions qui peuvent être prises par l’Association Étonnants Voyageurs ou à la requête des administrations préfectorales ou municipales (mesure de police, de sécurité, etc.).
Il s’engage également à observer les règles d’ordre de sécurité, d’hygiène et de commerce prises par l’Association Étonnants Voyageurs ou les autorités publiques, et à se conformer aux lois et décrets en vigueur les concernant.
En cas de non-respect du règlement, le renvoi immédiat peut être prononcé sans qu’il puisse être réclamé ni dédommagement, ni remboursement des sommes versées par l’exposant frappé par cette décision, et sans possibilité pour ce dernier d’exercer des poursuites contre l’Association Étonnants Voyageurs.

Article 17 : CONTESTATION

En cas de contestation, et quelles qu’elles soient, seuls les tribunaux de RENNES sont compétents.

J'ai pris connaissance du règlement du salon et en accepte les termes.